Meer info voor Wob-ambtenaren

Er is een digitaal Wob-verzoek bij mij binnengekomen via deze website. Hoezo?

De Wob-Knop helpt bij het opvragen van documenten bij overheidsinstanties.

Het Wob-verzoek dat u heeft ontvangen is door een gebruiker van de Wob-Knop ingediend. U kunt het verzoek in behandeling nemen zoals elk anderszins ingediend informatieverzoek van een burger. De enige verschillen zijn dat de communicatie tussen u en de gebruiker via de Wob-Knop zal verlopen en dat uw antwoord automatisch zal worden gepubliceerd op deze site.

Als u vragen heeft in verband met privacy, klik dan hier. Op de site kunt u eveneens de overheidsinstantie waarvoor u werkt opzoeken en bekijken welke andere documenten reeds werden opgevraagd via de Wob-Knop.

We staan open voor alle opmerkingen en bedenkingen van ambtenaren verantwoordelijk voor de afhandeling van Wob-verzoeken bij een overheidsinstelling. Aarzel niet om contact met ons op te nemen.

Waarom is deze mogelijkheid in Nederland geïntroduceerd?

Burgers, journalisten en onderzoekers ervaren de papieren Wob-procedures als een van de drempels om te gaan wobben. Niet alleen werpen de noodzaak van een printer, enveloppen, postzegels en een brievenbus in de buurt een fysieke drempel op, het is voor jonge generaties ook niet meer van deze tijd.

Maar deze site doet meer dan alleen de ‘elektronische weg’ open te stellen voor Wob-verzoeken. De Wob-Knop maakt het ook mogelijk voor burgers om makkelijk eerdere verzoeken en documenten te doorzoeken.

In omringende landen zoals het Verenigd Koninkrijk, Duitsland en België is het al enige jaren mogelijk om verzoeken tot verstrekking van overheidsdocumenten digitaal in te dienen en de documenten digitaal te ontvangen. Ook voor de Europese Unie bestaat deze mogelijkheid al jaren. Voor overheden in deze gebieden is het inmiddels volstrekt normaal dat verzoeken via deze weg binnenkomen en worden afgehandeld. Zo wordt in het VK 40% van de Wob-verzoeken via zo’n site ingediend.

Kortom, de hoogste tijd dat Nederland bij deze ontwikkeling aansluit.

Het sturen van een e-mail is toch niet voldoende om overheidsdocumenten op te vragen?

Toch wel. De wetgeving over de openbaarheid van bestuur vereist dat aanvragen schriftelijk (of mondeling) worden ingediend. E-mails gelden als een vorm van schriftelijke communicatie. De wet staat dus toe dat Wob-verzoeken per e-mail worden gedaan en behandeld.

Er zijn overheden (geweest) die de elektronische weg voor het indienen van Wob-verzoeken (tijdelijk) hebben afgesloten omdat dit mogelijk misbruik van de Wob voor het innen van dwangsommen in de hand zou werken. In uitzonderlijke gevallen is dit door de rechter als beleidskeuze gesanctioneerd. Nu de mogelijkheid tot het geautomatiseerd innen van dwangsommen voor niet op tijd afgehandelde Wob-verzoeken door een wetswijziging onmogelijk is gemaakt, is er geen goede reden meer om het doen van elektronisch ingediende Wob-verzoeken te beperken.

Laagdrempelige toegang tot overheidsinformatie is bovendien een beginsel dat breed gedeeld wordt door de overheid. Het op eenvoudige en uniforme wijze kunnen indienen van digitale Wob-verzoeken is een belangrijke stap in die richting. En wederom, in de ons omringende landen en de EU vinden ambtenaren het volkomen normaal om via een vergelijkbare website Wob-verzoeken te behandelen en beantwoorden.

Hoe kan ik het verzoek beantwoorden?

U kunt het verzoek op twee manieren beantwoorden.

  1. Met een reply naar het e-mailadres waarvan u het verzoek ontvangen heeft.
  2. Op de pagina op de Wob-Knop over het betreffende verzoek.

Dit geldt voor alle communicatie over het verzoek: van ontvangstbevestigingen, tot tussentijds overleg over bijvoorbeeld verduidelijking of inperking van het verzoek, tot uw besluit op het verzoek.

Zijn de mensen die aanvragen opstellen echte personen?

Ja. Voor uw communicatie met de verzoeker gebruikt u weliswaar een door deze website gegenereerd e-mailadres, maar om via de Wob-Knop een verzoek in te dienen dient hij of zij zich te registeren op de website met een uniek en geverifieerd e-mailadres.

De transparantie die deze website betracht is wederzijds. Gebruikers kunnen zien welke verzoeken uw organisatie al heeft behandeld en hoe. Maar u kunt als ambtenaar op de site ook een overzicht vinden van alle verzoeken die een gebruiker heeft ingediend.

Vindt u niet dat er veel hinderlijke verzoeken worden ingediend?

Voor alle duidelijkheid: de Wob-Knop dient zelf geen verzoeken in. We verzenden verzoeken voor de gebruikers van de website. Ongepaste verzoeken verwijderen wij van de site. Bovendien kunt u gemakkelijk nakijken of één van onze gebruikers bewust hinderlijke verzoeken indient aangezien alle aanvragen openbaar zijn.

Er staat een verzoek op de Wob-Knop waarover wij nooit een e-mail ontvangen hebben. Hoe kan dat?

Wanneer een verzoek op de website verschijnt, hebben wij getracht om dit door te sturen naar de overheidsinstelling. Alle foutmeldingen (“delivery failure” e.d.) verschijnen automatisch op de website. U kunt controleren welk van uw e-mailadressen wij gebruiken om verzoeken naar u te versturen via de link “Bekijk het e-mailadres voor een Wob-verzoek” op de pagina over uw overheidsinstantie op deze site. Gelieve ons te contacteren indien dit adres niet klopt en we een ander e-mailadres moeten gebruiken.

Soms wordt een verzoek tegengehouden door een anti-spam filter. U kan uw IT-afdeling vragen om e-mails afkomstig van het domein @wob-knop.nl toe te laten. Op uw vraag kunnen we alle aanvragen die reeds werden gedaan doorgeven en/of technische details geven in verband met foutmeldingen zodat uw IT-afdeling het probleem kan aanpakken.

Hoe wordt de deadline die op een verzoekpagina staat berekend?

De Wob-Knop toont bij ieder verzoek de maximale termijn voorzien door de wetgeving om het verzoek te beantwoorden. Als de overheidsinstantie met onderbouwing de beslistermijn uitstelt, houdt de site dat bij.

Indien de overheidsinstantie bijkomende informatie vraagt, vraagt de site de verzoeker om het moment door te geven waarop ze hun verzoek hebben verduidelijkt. Dit moment wordt dan gebruikt om de termijn opnieuw te berekenen.

De berekende datum verschijnt bij de aanvragen op de volgende manier: “Momenteel in afwachting van een antwoord van XXX. Deze overheidsinstantie dient ten laatste te antwoorden op XXX”.

Hoe kan ik een bestand versturen dat te groot is om per e-mail te verzenden?

In plaats van per e-mail te antwoorden kunt u ook direct via de site antwoorden en bestanden uploaden. Om dit te doen moet u kiezen voor de link 'beantwoorden verzoek' onderaan elke verzoekpagina. De limiet (50 Mb) is twee keer zo groot als bijvoorbeeld Gmail (25 Mb).

Waarom publiceert u de namen van ambtenaren en de tekst van e-mails?

We zijn de mening toegedaan dat wat ambtenaren communiceren in het kader van hun taak informatie van openbaar nut is. We zullen enkel informatie weghalen van de website in uitzonderlijke situaties (zie verder: “Kunnen jullie mijn persoonlijke gegevens verwijderen?”.)

Publiceert u ook e-mailadressen en telefoonnummers?

Om spam te vermijden halen we automatisch de meeste e-mailadressen en mobiele telefoonnummers weg uit antwoorden op verzoeken. U kan ons contacteren indien dit niet gebeurd is voor een bepaald telefoonnummer of e-mailadres. Om technische redenen kunnen we nummers en adressen niet altijd weghalen uit bepaalde bijlagen zoals in het geval van PDF-bestanden.

Indien u een weggehaald e-mailadres zou willen kennen, kan u contact met ons opnemen. Soms maakt een e-mailadres een belangrijk deel uit van een antwoord en zullen wij dit e-mailadres dan ook weergeven, maar dan in een verborgen commentaar.

Waarom worden de antwoorden op aanvragen van bestuursdocumenten gepubliceerd?

Wij denken dat er veel voordelen zijn verbonden aan publicatie. Het zal burgers aanzetten om meer interesse te tonen en betrokken te zijn bij het werk van de overheid en overheidsinstellingen. Aangezien het hier gaat om informatie met betrekking tot de openbare dienstverlening die iedereen kan opvragen bij een overheidsinstelling, zien we geen enkele reden om deze niet te publiceren. We hopen ook dat door publicatie er minder vaak dezelfde vragen zullen worden ingediend.